长春大学合同管理规定

 

第一章 总 则

 

第一条 为加强学校合同管理工作，防范合同风险，坚持依法治校，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规及有关规章，结合学校实际，制定本规定。

第二条 本规定所称合同是指长春大学作为独立的民事主体，与其它平等主体的自然人、法人、其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

各方经协商一致对合同的修改及补充合同的协议、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等，是合同的组成部分。

第三条 学校所签合同按照性质、所涉金额大小和重要程度，分重大合同和一般合同。

法律关系较为复杂、合同金额较大、对学校有重要影响、涉及师生员工切身利益的合同，为重大合同。重大合同包括：合作办学合同，对外投资合同，融资合同，合同金额在20万元以上（含20万元）的基本建设项目合同、维修（改造）项目合同、物资（服务）采购合同、房屋土地及仪器设备等资产的租赁和权属变更合同，合同的综合管理部门或归口管理部门认定的其他重大合同。

一般合同，是指除重大合同以外的其他合同。

第四条 学校合同管理实行归口管理、分工负责的制度。

第五条 学校订立、履行合同必须遵守国家法律法规，坚持平等、自愿、公平、诚实信用、公序良俗的原则，任何单位和个人不得利用学校合同谋取私利，损害学校利益。

 

 

第二章 管理机构及其职责

 

第六条 校长是学校法定代表人，有权以签发学校法定代表人授权委托书的形式决定合同事项的委托授权。

第七条 学校合同事务由综合管理部门、审核部门、归口管理部门依据各自职责进行管理和承办。

第八条 学校政策法规办公室是学校合同的综合管理部门。

综合管理部门的主要职责为:

（一）制定学校合同管理的基本规章制度；

（二）为校内各单位、部门办理合同事务提供法律咨询服务；

（三）对合同进行法律审核，依法提出法律意见；

（四）统一保管并按规定出具学校法定代表人授权委托书；

（五）印发《长春大学合同专用章审批单》；

（六）负责长春大学合同专用章的保管与使用；

（七）负责合同的编号、备案和归档；

（八）协助及督促合同履行和合同纠纷处理；

（九）每年对学校上一学年所签合同进行跟踪检查并将检查情况向学校决策会议汇报；

（十）完成学校交办的其他工作。

第九条 学校计划财务处、审计处是学校合同的审核部门。

计划财务处作为审核部门的主要职责为:审核重大合同所涉经济指标是否符合学校有关财经政策和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及收付款方式是否合理等。

审计处作为审核部门的主要职责为：审核重大合同的必要条款是否具备，内容是否合理合规，是否损害学校经济利益等；对相应风险进行提示。

第十条 负责代表学校订立合同及履行合同的部门是学校合同的归口管理部门。

归口管理部门的主要职责为：

（一）负责所承办合同的可行性分析论证和对方当事人的资信调查；

（二）负责合同的洽谈和文本起草；

（三）负责将合同提交综合管理部门和审核部门审查、备案与归档；

（四）负责将需要学校决策会议研究的合同事项提请学校决策会议审定；

（五）负责将合同报请校长或分管校领导签署或校长授权签署；

（六）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料；

（七）负责处理合同纠纷；

（八）完成学校交办的其他工作。

 

第三章 合同的订立

 

第一节 合同的立项与起草

 

第十一条 归口管理部门具体负责合同的立项和订立过程中的谈判和起草工作。

第十二条 合同订立前，归口管理部门应当先就合同事项向分管校领导进行报告，需要向校长报告或学校决策会议研究的，在征得校长同意或学校决策会议审定后，方可立项。

第十三条 立项后，归口管理部门应当从维护学校权益角度出发，对对方当事人的主体资格、资信情况、履约能力、经济实力、委托代理事项、委托代理权限及期限、经营范围等情况进行详细调查。要求对方当事人出具相应的授权委托书、法人登记证、组织机构代码证、经营许可证、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资信的有关文件，必要时应当要求对方提供相应的担保。

第十四条 归口管理部门起草合同文本前需要进行谈判的，应当及时向分管校领导汇报；合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业人员支持的，归口管理部门应当邀请学校常年法律顾问参与。

第十五条 合同文本原则上应当由己方或以己方为主起草。国家或行业有标准或示范文本的，应当优先采用，并根据实际情况对合同进行补充、修改，依法维护己方权益。有关的科研项目合同，项目委托单位有格式合同和专门要求的，可根据实际情况采用。

第十六条 合同的语言应当准确、严谨、简练。

合同中的术语、特有词汇、重要概念应当设专款解释。

合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数，涉及金额的数字应当同时附上大写。

第十七条 合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般包括：当事人的名称、住所，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法；合同签订的时间等内容。

第十八条 合同有关争议的解决，一般情况下，应当约定由己方所在地的人民法院管辖，以方便学校通过诉讼程序来维护合法权益。

第十九条 对方当事人提供合同文本或者格式合同的，归口管理部门应当对合同文本逐条核对，保证合同内容正确无误。

第二十条 订立合同，除即时清偿者外，一律采用书面形式。

除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制作。

 

第二节 合同的审查与签订

 

第二十一条 合同文本完成后，归口管理部门将合同文本及其部门负责人签字后的《长春大学合同专用章审批单》报送综合管理部门和审核部门进行审查并会签。

第二十二条 归口管理部门在将合同报送审查时，一般应当为每个部门审查预留一至三个工作日的审查时间。综合管理部门和审核部门应当在上述时间之内提出审查意见，遇有需要调查核实有关事项或对有关问题作深入讨论分析等特殊情况的，可适当延长审查时间，因此而可能影响签约工作进程的，要与归口管理部门协商沟通，必要时还要由归口管理部门与对方当事人进行协商沟通。对审查意见，如归口管理部门与综合管理部门、审核部门之间存在不同意见，经协商不能达成一致的，由归口管理部门、综合管理部门、审核部门报各自分管校领导研究处理，必要时报校长或学校决策会议裁定。

第二十三条  合同应当按本规定进行审查后，以“长春大学”的名义签订。任何单位和个人，未经学校授权或校长书面授权，不得以学校或校内单位、部门名义对外签订合同。

第二十四条 重大合同由校长直接签署，一般合同由学校授权分管校领导签署。

合同文本和《长春大学合同专用章审批单》在完成审查会签后，重大合同由归口管理部门先报分管校领导审批签字，再报校长签署；一般合同由归口管理部门报分管校领导直接签署；需要学校另有授权的，由归口管理部门向综合管理部门提出，综合管理部门出具学校法定代表人授权委托书，归口管理部门报请校长审批。

第二十五条 综合管理部门对完成审查和会签，由校长或分管校领导签署或校长授权签署的合同文本加盖长春大学合同专用章，并进行编号、备案和归档。

 

第四章 合同的履行

 

第二十六条 归口管理部门在合同签订生效后，应当负责合同的执行，跟踪、监控和推动合同的实施，协调解决或请求学校协调解决合同履行中遇到的问题，全面维护学校权益，保证合同得到全面、及时、正确的履行。

第二十七条 综合管理部门依其职责，督促和协助归口管理部门依法依约履行合同，根据归口管理部门的建议和学校要求，协助归口管理部门解决合同履行中遇到的问题。

第二十八条 合同正式生效前，学校不得实际履行合同。合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同有约定外，不得擅自改变或转让合同义务。

第二十九条 合同生效后，如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，归口管理部门应当及时申请学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件督促其履约。如因对方违反合同而使己方受到损失，应当及时采取措施防止损失扩大，并注意收集、保全有关证据。如果己方不能履行合同，归口管理部门应当立即将相关情况报告分管校领导，并积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等情况影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并积极采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。

 

第五章 合同的变更与终止

 

第三十条 变更和解除合同，应当符合法定或约定的条件。

第三十一条 合同在履行过程中确需变更或解除的，由归口管理部门向分管校领导、必要时向校长进行请示，做出相应处理。

第三十二条 变更或解除合同应当注意以下事项：

（一）合同主体变更，应当征得合同各方同意；

（二）合同中有担保条款的，变更合同应当经原担保方同意并签章予以确认；

（三）合同经过上级主管部门批准的，变更或解除合同的协议应当报原批准机关批准；

（四）合同经过公证的，变更或解除合同的协议应当报原公证机关备案；

（五）变更或解除合同的通知或答复应当在法定或约定的期限做出；

（六）变更或解除合同的协议或通知应当采用书面形式；

（七）法律法规规章有特别规定的，从其规定。

第三十三条 变更或解除合同参照本规定的合同审查与签订程序进行。

 

第六章 合同纠纷处理

 

第三十四条 发生合同纠纷时，归口管理部门应当及时向分管校领导、必要时向校长或学校决策会议进行报告，同时应当迅速收集有关证据，研究应对的对策和方案，向学校提出解决的建议，经学校同意后抓紧进行解决。

第三十五条 发生合同纠纷应当争取通过双方协商来解决，协商不成的，可依合同约定选择通过仲裁或诉讼解决。归口管理部门应当按照诉讼案件办理程序的规定，及时依法进行应对和处理。校长可以签署学校法定代表人授权委托书委托学校相关工作人员或律师参加仲裁或诉讼。

 

第七章 合同专用章和合同文本及资料的管理

 

第三十六条 学校各类合同用印，如合同对方无特别要求，一般应当加盖长春大学合同专用章。特殊需要加盖“长春大学”公章的，由归口管理部门与学校办公室建立工作衔接机制，按学校行政印章用印程序办理。

第三十七条 综合管理部门和学校办公室对完成本规定的审查和签订程序的合同加盖长春大学合同专用章或“长春大学”公章。需要使用学校法人印章签订合同的，从其特别规定。

第三十八条 一般情况下，合同文本至少由学校持有三份，其中一份用于综合管理部门备案，一份用于学校办公室存档，一份由归口管理部门保存。

第三十九条 合同签订以后，归口管理部门应当及时向综合管理部门提交两份合同进行备案和归档。提交备案和归档的合同原则上应当为原件。对于未及时提交备案和归档的合同，如果发生纠纷，归口管理部门应当承担相应责任。

综合管理部门应当加强合同备案和归档管理，建立完整的合同备案登记资料库，定期向学校办公室进行合同档案归档。

第四十条 归口管理部门对合同订立、履行及纠纷处理过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等所有相关资料，均应妥善加以收集和保管，不得遗弃、丢失和损毁。按照学校档案管理办法，及时将相关资料上报学校办公室归档。

第四十一条 各相关单位、部门应当建立健全合同资料内部管理制度，加强保密工作，防止合同资料和秘密外泄。

第四十二条 合同资料原则上应当长期保存，法律法规或学校档案管理办法有特别规定的，从其规定。

 

第八章 责任追究

 

第四十三条 有下列情形之一，视情节轻重，对相关责任人依法依规给予处分；造成损失的，依法依规承担赔偿责任；涉嫌犯罪的，报送司法机关依法追究刑事责任：

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）超越学校委托权限签订合同的；

（三）签订有重大缺陷合同或无效合同的；

（四）应当签订书面合同但未签订的；

（五）综合管理部门、审核部门、归口管理部门和有关人员没有按本规定履行职责，失职、渎职或以权谋私的；

（六）擅自变更、转让和解除合同的；

（七）在学校处理合同纠纷的过程中，隐瞒情况或不及时汇报或不及时采取措施的；

（八）在合同签订或履行过程中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的；

（九）泄漏学校合同意向、商业秘密或其他机密的；

（十）丢失或者擅自销毁、隐匿合同文本及其相关资料的；

（十一）其他违反法律法规和学校规定，造成学校损失的。

 

第九章　附 则

 

第四十四条 科研项目协议（合同）的管理：

学校纵向科研项目协议（合同），无需履行合同审批程序，由科研处审核并加盖部门公章或科研项目管理专用章，如需加盖“长春大学”公章，按学校行政印章用印程序办理。其余类型合同仍按照本规定所列程序办理。

第四十五条 学校与教职工签订的聘用合同和劳动合同，不适用本规定。

第四十六条 学校举办或设立的具有独立法人资格的单位可参照本规定管理合同事务。

归口管理部门可以根据本规定制定归口管理的合同管理实施细则。

第四十七条 本规定自公布之日起施行。原《长春大学合同管理规定（试行）》（长大校字[2013]13号）同时废止。